「忙しい」あなたへ

こんにちは、鷹れんです。
私はここ三ヶ月ほど、体調不良や大学のレポートの増加など諸々があってLINEやメールの返信が滞りがちになっていたんですが、最近、こんなことを考えるようになりました。

多忙な人ほど、連絡は怠ったらいかん!

世間一般的にどれくらいハードなスケジュールを組んでいるなら「多忙な人」になるのかはわかりませんが、少なくとも私の場合は「忙しい」のではなく「余裕がない」だけでした。

積もっているタスクの大体は5分10分パソコンの前に座ってカタカタすれば済むことです。
しかしそれが10件も20件も積もったから、余裕がなくなってスケジュールが埋まり睡眠時間が減り「忙しい」と感じてしまったんです。

余裕がないのは、計画性がないから

これはあくまで私の場合ですが、私に余裕がないのはズバリ計画性がないからでした。
目先のやらなきゃいけないことに追われ、大事な期限を見逃して〆切日に慌ててやるなんて大学では日常茶飯事です。

そんな私が結果的に1番ないがしろにしてしまったのは、あろうことか1番重要な「連絡」だったんです。
もちろん必要な事務連絡・業務連絡はこなすようにしていましたが、友人からのLINEなどは返信が滞りがちでした。(みんな、ごめん…!)

それに気づいた今は、きちんと計画立てて「報連相」をこなしながら、1つ1つの「やらなきゃいけないこと」に取り組んでいます。

しかし、余裕がない最中に計画を立てるのはなかなか難しいです。そこで、具体的にスケジュール帳に書き込んだりする方法ではなく「優先順位と作業時間で決める」方法にしました。

優先順位と作業時間を決めて、「余裕がない日々」から脱却しよう!

以下、私が実際にやっていた方法です。

1.現在ためているタスクを全て書き出す。
まずは、現状を可視化します。ポイントは、ざっくりと書かないこと。

例えば、
「メール返信」ではなく「◯◯さんに〜〜についてメール返信」
「◯◯イベント企画」ではなく「◯◯について〜〜さんに連絡」「◯◯イベントの内容候補あげ」「◯◯イベントの企画書作成」といった風に、複数人に向けたものは1人ずつ、たくさんの段階を必要とするものはその1つ1つをタスクとして数えてください(*^^*)

2.ざっくり3種類に分ける
最初から優先順位を決めると時間もかかるし分かりにくいので、まずは3種類に分けていきます。
この3種類というのは「期限が具体的に決まっているもの」「定期的にやるもの」「期限が決まっていないもの」です。

ひとまず「期限が具体的に決まっているもの」から取り組んでいきましょう。

3.各タスクに必要な時間を書いていく
タスクを紙に書き出しましたね。その隣に、それぞれのタスクにかかりそうな時間を書いていってください。

例えば「イベントの件について◯◯さんに確認 1分」「次の企画の企画書を作成 30分」「今やっている◯◯のマニュアルに使う画像整理 15分」といったような感じです。
最初は分かりにくい部分もあると思いますが、やっていくうちに慣れますので、最初は感覚でかまいません(*^^*)
むしろこれは、感覚と現実のギャップを埋める訓練でもあるのです。

4.時間を見ながら、具体的に何月何日に取り組むのか決めていく
今取り上げているのは「期限が具体的に決まっているもの」だけだから、期日はわかっていますよね。
あとは3.で決めた時間を参考にしながら具体的にいつ、どれに取り組むのかを決めていきます。

ポイントは、時間の上限を設定すること。
私の場合は「1日に作業は3時間以下」「日曜はiPhoneで出来ること限定」というふうに決めていました。

「定期的にやるもの」の量にもよりますが、最初は1日1時間以内、くらいで予定を組むといいんじゃないのかなぁ。
それで一週間取り組んでみて余裕があったら30分増やしてみるとか。

あるいは時間でなく個数で決めるのもいいかもしれませんね。
「1日5個のタスクまで」みたいなね。あるいは「1日3種類(メール返信、◯◯イベント、などジャンルごとに)」とかでもやりやすいかもしれません。

ぜひ自分に合った方法をさがしてみてください(*^^*)

ここまで終わったら、あとは取り組むだけ。レッツチャレンジ!です!!

実際にやってみて、設定した時間とズレがあった場合はその都度赤ペンかなにかで修正していきましょう。
段々と、自分が時間のかかる作業や負担の多いタスクの種類(傾向)が分かってくると思います(*^^*)

鷹れん

ティーンズプレイスをフォローする!

匿名で投稿!誰にも知られずに、学校にいじめ報告ができるサービス

このブログと一緒によく読まれているブログ

このブログを書いた人

鷹れん
鷹れん

ティーンズプレイスを見ていただき、ありがとうございます。 管理人の鷹れんです(*´`) 小学校2年生、はじめていじめを受けました。 中学生になってからもいじめられて、はじめて不登校になりました。 不登校になってから、家...

プロフィール詳細はこちら
鷹れんが最近書いたブログ

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

ティーンズプレイスの仲間募集中!

ティーンズプレイスでは、お互いに支え合っていける仲間を募集しています。あなたもぜひご応募ください☆

ご応募はこちら!


  • 匿名で投稿!誰にも知られずに、学校にいじめ報告ができるサービス

ページTOP